Privacyreglement Moestuinvereniging Koudenhoorn
Vastgesteld 31 mei 2018
Artikel 1 Beheer van de persoonsgegevens
-
Persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG-verordening, zijn opgenomen in de ledenadministratie en worden door de penningmeester van de vereniging verwerkt met behulp van een nader te bepalen programma dat op een lokale computer is geïnstalleerd, en dat uitsluitend voor de penningmeester toegankelijk is.
-
Dit bestand, of een uittreksel daarvan, kan door de penningmeester aan het bestuur en aan andere leden worden verstrekt met de volgende doelen:
-
Het uitnodigen van leden voor een activiteit van de vereniging (mailadres en/of postadres);
-
Om bij lief en leed een kaart te kunnen sturen of attentie te kunnen geven (postadres);
-
Om snel contact op te kunnen nemen (telefoonnummer);
-
Om de leden van verenigingsactiviteiten op de hoogte te stellen (mailadres en/of postadres);
-
Om bestuursleden aan te kunnen schrijven (bestuursfunctie, mailadres, tuinnummer).
Artikel 2 Bewaren van de persoonsgegevens
-
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.
-
Bij beëindiging van het lidmaatschap zullen de persoonsgegevens uiterlijk zolang worden bewaard als nodig is om een goede afwikkeling daarvan (restitutie borg, e.d.) te waarborgen.
-
De penningmeester houdt van de ledenadministratie een back-up bij op een fysieke gegevensdrager (CD, hard disk of USB-stick) die op een veilige plaats wordt bewaard, dit naar het oordeel van het bestuur te bepalen.
Artikel 3 Verstrekken van de persoonsgegevens
-
Behalve voor de doelen zoals omschreven in art. 1 en 2 worden persoonsgegevens van leden NIET verspreid.
-
Bij het versturen van berichten aan alle leden tegelijkertijd wordt er zorg voor gedragen dat de mailadressen niet zichtbaar zijn voor de ontvangers.
Artikel 4 Rechten van een lid
-
Een lid kan altijd aan de vereniging vragen welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe ze worden opgeslagen. Uiterlijk binnen vier weken wordt inzage verstrekt in de opgenomen persoonsgegevens.
-
Een lid geeft actief en ondubbelzinnig toestemming voor het verwerken en opslaan van de persoonsgegevens op het inschrijfformulier. Zonder deze toestemming is het niet mogelijk om lid te worden.
Artikel 5 Beeldmateriaal, geluidsopnames
-
Tijdens activiteiten van de vereniging kan beeldmateriaal en/of geluidsopnames, zoals foto’s en video-opnames worden gemaakt van de deelnemers.
-
Openbare publicatie van dit beeldmateriaal onder verantwoordelijkheid van de vereniging, bijvoorbeeld op de website van de vereniging, vindt alleen plaats als de zichtbare leden daar expliciet toestemming voor geven.
Artikel 6 Website
-
De website van de vereniging kan verwijzingen (bijv. hyperlink, button of banner) bevatten naar andere sites.
-
De vereniging is niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG door deze derden.
-
De vereniging maakt geen gebruik van Google Analytics of andere soortgelijke programma’s voor verwerking van geanonimiseerde gegevens van websitebezoekers.
Artikel 7 Datalek
-
Bij een grove schending van rechten van betrokkenen, zoals het lekken van gegevens, zal de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.
-
Bij een slechts geringe kans op schending van rechten van betrokkenen zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld (art. 33.1 van de AVG).
-
In alle gevallen zullen de betrokken leden direct in kennis worden gesteld.
-
De secretaris zal een registratie van de genomen acties bijhouden.
Artikel 8 Sancties
Overtreding van dit privacyreglement kan voor bestuursleden en leden van de vereniging betekenen dat er maatregelen worden getroffen.
Artikel 9 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit privacyreglement beslist het bestuur.
Artikel 10 Openbaarmaking en inwerkingtreding
Dit privacyreglement wordt ter beschikking gesteld aan alle leden van de vereniging. Het privacyreglement treedt in werking op 1 juni 2018.
Artikel 11 Slotbepaling
Onverminderd het bepaalde in dit privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 25 mei 2018 in werking getreden AVG van toepassing zijn.